Comment Le Connecteur (Crédit Agricole) pilote toute son activité événementielle dans un seul outil avec Wesmart

Fiche express

Client : Le Connecteur, tiers-lieu d’entrepreneuriat et d’innovation, Biarritz (Crédit Agricole)
Activité : coworking, salles de réunion, séminaires et événements sur mesure
Problème : une activité événementielle éclatée entre plusieurs fichiers Excel, sans vision d’ensemble
Solution : une base unique reliant projets, espaces, prestataires, déroulés et coûts

Contexte : un lieu qui vit à plusieurs vitesses

Le Connecteur accueille des coworkers au quotidien. En parallèle, il reçoit un flux continu d’événements : séminaires, congrès, CODIR, cocktails, réunions d’entreprise.

Chaque événement mobilise des espaces, des prestataires (sécurité, traiteur, régie, ménage), des plannings et une équipe de coordination. Plus le lieu se remplit, plus l’orchestration devient fine.

Enjeux : quand Excel ne voit pas les collisions venir

Toute l’activité reposait sur des tableurs séparés : un pour les plannings, un pour les devis, d’autres pour les prestataires ou l’occupation des salles. Les conséquences :

aucune vision d’ensemble des semaines à venir
des informations ressaisies plusieurs fois, avec les écarts et les oublis qui vont avec
des conflits d’occupation de salles découverts trop tard
une coordination des prestataires qui reposait sur la mémoire de l’équipe et les échanges informels
une rentabilité par événement difficile à lire

La solution Wesmart : toute la chaîne événementielle dans une base unique

Wesmart a conçu une application où tout est relié : un projet d’événement connaît ses espaces, ses prestataires, ses tâches et ses coûts.

Pilotage commercial. Chaque demande devient un projet suivi de bout en bout, avec son client, ses dates et son statut, du devis au « gagné ».
Gestion des espaces. Les salles du lieu sont modélisées dans la base. Chaque événement réserve ses espaces sur ses créneaux : les salles déjà bloquées se détectent en amont.
Coordination des prestataires. Sécurité, traiteur, ménage, régisseurs : chaque intervenant est rattaché à ses événements. Les présences sont planifiées, les tâches assignées.
Programme et déroulé. Le déroulé de chaque événement (programme, pauses, prestations) est structuré, avec ses coûts types. Fini les déroulés recopiés d’un fichier à l’autre.
Coûts et marges. Les coûts sont rattachés à chaque projet : la rentabilité d’un événement se lit directement.

Résultats : une source de vérité unique

les multiples fichiers Excel remplacés par une seule base, partagée par toute l’équipe
l’occupation des espaces et la charge des semaines à venir lisibles d’un coup d’œil
des conflits de salles anticipés au lieu d’être subis
des prestataires qui savent qui fait quoi, quand, sur quel événement
un pilotage économique projet par projet

Questions fréquentes

Comment éviter les doubles réservations de salles dans un lieu événementiel ? En modélisant les espaces et les créneaux dans une base unique plutôt que dans des plannings séparés. Au Connecteur, chaque événement réserve ses salles dans l’outil, et toute collision apparaît dès la saisie.

Par quoi remplacer Excel pour gérer des événements ? Par une base relationnelle où projets, espaces, prestataires et coûts sont liés. Une information saisie une fois est visible partout. Le Connecteur l’a fait avec un outil sur mesure conçu par Wesmart.

Peut-on suivre la marge de chaque événement ? Oui, à condition de rattacher chaque coût (prestataires, pauses, prestations) au projet concerné. La marge se calcule alors automatiquement, événement par événement.

Conclusion : un outil qui épouse le lieu, et évolue avec lui

Le Connecteur ne s’est pas plié à un logiciel événementiel générique. Son outil reflète son fonctionnement réel, et l’équipe se l’est approprié. Vos plannings, devis et prestataires vivent dans des fichiers séparés ? Planifiez un premier échange : 45 minutes, sans engagement.