Comment Simone & Nelson pilote toute son activité dans un seul outil métier avec Wesmart

Fiche express

Client : Simone & Nelson, agence de conférenciers, Neuilly-sur-Seine
Secteur : événementiel d’entreprise, conférences et interventions
Problème : une activité à fort volume de demandes, de devis et de contrats, difficile à tenir avec des outils génériques
Solution : un outil métier sur mesure couvrant les 4 temps du métier, de la qualification à la facturation

Contexte : une agence leader, un métier d’orfèvre

Simone & Nelson met en relation des entreprises, des institutions et des organisateurs d’événements avec des conférenciers : sportifs, dirigeants, scientifiques, explorateurs, auteurs. Conventions annuelles, séminaires de direction, journées de cohésion : chaque demande est unique.

Le métier repose sur deux savoir-faire. Le premier est le conseil : proposer la bonne personnalité pour le bon public, le bon message et le bon budget. Le second est l’exécution : une intervention réussie suppose un devis juste, deux contrats signés (client et intervenant), une réunion de préparation, une logistique sans accroc et une facturation propre.

Enjeux : quand le volume menace la qualité de service

Avec la croissance, chaque intervention génère une chaîne d’actions que des outils génériques ne savent pas relier :

des demandes entrantes hétérogènes, dont une partie sans budget ni projet défini
une connaissance des conférenciers (thématiques, arguments, références) dispersée entre les personnes
des devis, contrats clients et contrats intervenants à produire à la main pour chaque événement
une logistique suivie par e-mail, sans vue d’ensemble de la production
une facturation et un suivi financier déconnectés du commercial

L’enjeu : absorber plus de demandes sans recruter au même rythme, et garder le niveau de conseil qui fait la réputation de l’agence.

La solution Wesmart : un seul outil, du premier contact à la facture

Wesmart a conçu avec l’équipe un outil métier qui suit le cycle de vie réel d’une intervention.

Qualification des demandes. Un formulaire d’entrée pose 5 questions (participants, public, maturité du budget, montant, canal d’acquisition) et attribue un score à chaque demande. Les projets trop peu définis reçoivent un e-mail les invitant à préciser leur besoin. Les commerciaux se concentrent sur les demandes qualifiées.
Catalogue des conférenciers. Une fiche par intervenant : thématiques, formats, arguments commerciaux. Le savoir de l’agence devient un actif partagé.
Pipeline commercial et devis. Chaque opportunité est suivie de la demande au devis, reliée aux conférenciers proposés.
Contrats automatisés. Le contrat client et le contrat intervenant sont générés à partir des données de l’événement, puis envoyés en signature électronique via DocuSign.
Production et logistique. Date, lieu, réunion de préparation, déplacements : la production de chaque événement se pilote au même endroit.
Facturation et suivi financier. La connexion à Sellsy relie facturation et suivi financier à chaque intervention.

Résultats : plus de temps pour le conseil

une source unique de vérité, de la demande à l’encaissement
fin des ressaisies entre commercial, production et facturation
des commerciaux concentrés sur les demandes à potentiel
un outil propriétaire, qui évolue avec l’agence au lieu de la contraindre

Questions fréquentes

Quel logiciel pour gérer une agence de conférenciers ? Les logiciels standards couvrent rarement à la fois le catalogue d’intervenants, les devis, les doubles contrats et la logistique événementielle. Simone & Nelson a fait le choix d’un outil métier sur mesure, conçu par Wesmart et connecté à Sellsy et DocuSign.

Peut-on automatiser les devis et les contrats dans l’événementiel ? Oui. Quand les données de l’événement sont structurées (client, intervenant, date, lieu, tarif), les documents se génèrent automatiquement et partent en signature électronique, sans copier-coller.

Pourquoi un outil sur mesure plutôt qu’un CRM standard ? Un CRM standard gère des contacts et des opportunités. Il ne connaît ni les conférenciers, ni la production d’un événement, ni la relation à trois entre agence, client et intervenant. Le sur-mesure épouse le métier au lieu de le déformer.

Conclusion : l’outil qui vous manque, on le crée

Simone & Nelson n’a pas adapté son métier à un logiciel. L’agence s’est dotée de l’outil qui lui manquait, et il lui appartient. Votre activité tient sur des fichiers et des outils qui ne se parlent pas ? Planifiez un premier échange : 45 minutes, sans engagement.