Comment Rénov'Admin (Sonergia) a remis son outil de gestion des primes énergie au niveau de son métier avec Wesmart

Fiche express

Client : Rénov’Admin, filiale de Sonergia
Activité : montage et versement des primes CEE et MaPrimeRénov’ pour le compte d’artisans, au bénéfice des particuliers
Utilisateurs : équipes de production, de qualité et de finance, au quotidien
Problème : un modèle de données décalé du métier, une instruction des dossiers dans Excel, une facturation comptée à la main
Solution : cadrage en ateliers, puis restructuration au-dessus de l’existant
Délai : 4 semaines de réalisation, bascule en une matinée, sans interruption de service

Contexte : un outil utilisé chaque jour par trois directions

Rénov’Admin gère le montage et le versement des primes énergie pour le compte d’artisans installateurs, au bénéfice des particuliers chez qui les travaux sont réalisés. Tout le suivi d’activité repose sur une application métier, utilisée chaque jour par la production, la qualité et la finance.

Enjeux : quand le modèle de données ne parle plus le langage du métier

Dans l’outil, une ligne représentait une prime. Or un chantier réel associe un artisan, un particulier et plusieurs primes. Ce décalage avait des effets en cascade :

les équipes instruisaient les dossiers dans un fichier Excel, puis les recopiaient dans l’outil
la facturation reposait sur un comptage manuel
aucun pilotage par étape n’était possible

La contrainte : l’outil tourne tous les jours. Pas question de l’arrêter, ni de perdre l’historique, les exports ou le reporting.

La solution Wesmart : décider d’abord, construire ensuite

Temps 1 — L’étude. Des ateliers avec les trois directions ont permis de reconstituer le fonctionnement réel et d’arrêter une architecture cible. Le périmètre a été réduit à ce qui sert d’abord les équipes de production ; le reste est documenté comme cible ultérieure. Livrables : un rapport de cadrage et un chiffrage ferme de la réalisation, avec un planning semaine par semaine, remis avant tout engagement du client.

Temps 2 — La réalisation, en 4 semaines. Le parti pris : structurer au-dessus de l’existant plutôt que reconstruire.

création d’un objet Dossier, qui réunit l’artisan, le particulier et les primes d’un même chantier
recentrage de la table historique sur la prime
génération automatique des listes de contrôles selon le type de travaux et de prime
une interface de saisie unique, qui supprime le circuit Excel
des statuts calculés au niveau de la prime, puis du dossier

Aucun champ ni historique supprimé. Exports et reporting existants préservés. Bascule en production réalisée en une matinée, sans interruption de service.

Résultats : un référentiel enfin conforme au métier

Chiffres clés : 4 semaines de réalisation · 1 matinée de bascule · 0 donnée perdue.

un référentiel qui décrit le métier tel qu’il est : un dossier, un artisan, un particulier, plusieurs primes
une vision permanente du stock de dossiers, étape par étape
une bibliothèque de contrôles que les équipes font évoluer elles-mêmes
la fin du circuit Excel et de la double saisie

Questions fréquentes

Faut-il tout reconstruire quand un outil interne ne correspond plus au métier ? Non. Chez Rénov’Admin, Wesmart a ajouté la structure manquante (l’objet Dossier) au-dessus de l’existant. Aucun champ ni historique n’a été supprimé, et la bascule a pris une matinée.

Comment gérer des dossiers CEE et MaPrimeRénov’ qui cumulent plusieurs primes ? En modélisant le dossier comme l’objet central, relié à l’artisan, au particulier et à chaque prime. Les contrôles se génèrent alors selon le type de travaux et de prime, et les statuts remontent de la prime au dossier.

Combien coûte la refonte d’un outil métier, et comment le savoir à l’avance ? Par une phase d’étude courte. Celle de Rénov’Admin s’est conclue par un chiffrage ferme et un planning semaine par semaine, remis avant tout engagement sur la réalisation.

Conclusion : celui qui ne s’adapte pas à votre métier, on le remet d’aplomb

Un outil qui a dérivé n’est pas un outil à jeter. Avec un cadrage sérieux et un périmètre tenu, 4 semaines suffisent à le réaligner sur le métier, sans arrêter la production. Vos équipes travaillent dans Excel à côté de leur outil ? Planifiez un premier échange : 45 minutes, sans engagement.